Werken aan samen-werken

Werken aan samen-werken

Organisaties zijn meer dan zomaar een verzameling werkplekken. De individuele ambitie stuwt het gezamenlijke resultaat. Daar is bedding voor nodig; een productieve sfeer waarin ruimte is voor openheid en oprechtheid. Daarbij werken we van binnen naar buiten. Wij helpen organisaties om een omgeving te creëren waarin blijvend geleerd en ontwikkeld kan worden. Zo werken we aan samen-werken.

Lees verhalen uit onze praktijk

Taakvolwassen teams in de zorg

Wat was de situatie?

Een grote zorginstelling in de gehandicaptenzorg had te maken met 50 zorgteams die op heel uiteenlopende manieren werkten. Er was nieuw management aangesteld die graag een vinger aan de pols wilde in alle teams. Er was stevige twijfel over de kwaliteit van de samenwerking in een meerderheid van de teams.

Wat was het probleem?

Er was al jaren te weinig aandacht gegeven aan de teams wat betreft het team functioneren. Daardoor waren er nogal wat teams met een tekort schietende samenwerking. De signalen liepen uiteen van gebrekkig feedback geven aan elkaar, stroeve communicatie, grote afstand tot het management tot moeizaam overleggen en beslissen.

Wat hebben we gedaan?

We hebben een flexibel traject samengesteld bestaande uit minimaal twee tot maximaal vijf dagdelen. De eerste twee dagdelen waren door het management vastgesteld en gingen over de ‘zorgvisie’ en het ‘team functioneren’. Afhankelijk van de uitkomst van de eerste twee modules is er in overleg met de teams besloten tot inzet van twee of drie vervolgmodules. Hierbij konden de teams kiezen uit een breed scala van onderwerpen. De meest gekozen modules waren feedback geven, omgaan met verschillen in karakters, besluitvorming en werken met de dynamische driehoek.

Ook het Management Team hebben we gedurende de looptijd van het traject begeleid op het gebied van samenwerken en communiceren.

Wat was het resultaat?

We hebben meer dan 50 teams intensief begeleid. Daarbij hebben vrijwel alle teams een flinke ontwikkelstap gemaakt, zijn er veel blokkades in de samenwerking opgeruimd en is de communicatie zowel binnen de teams als tussen de teams sterk verbeterd. Het Management Team is een veiligere plek geworden waar meer samengewerkt en minder gestreden wordt met elkaar. De organisatie is een flinke stap volwassener geworden en vele obstakels zijn opgeruimd waardoor de energie weer gericht kan worden op de cliënt en de verwanten. Zo is er veel meer ruimte gekomen voor het leren van elkaar en verder ontwikkelen als team.

Kernwaarden centraal in een landelijke politieke organisatie

Wat was de situatie?

In een grote landelijke politieke organisatie was een onveilige sfeer ontstaan. Afdelingen werkten slecht samen, afspraken werden niet nagekomen en elk besluit werd omhoog geduwd tot uiteindelijk het hoogste management erover moest beslissen. Ongewenst of ongepast gedrag werd te weinig gecorrigeerd waardoor het voor veel medewerkers onveilig was geworden. Er werd veel geklaagd. De bedoeling van de organisatie was door veel medewerkers uit het oog verloren.

Wat was het probleem?

Zoals in zoveel ideële organisaties was het collectieve verlangen ondergesneeuwd geraakt. Onder het mom van ‘we zijn allemaal lid van dezelfde politieke familie dus daarover hoeven het niet meer te hebben’ werd elke afwijkende mening bevochten in plaats van aandacht te geven aan datgene wat verbindt. De kernwaarden en daarmee de bedoeling van de organisatie waren uit beeld verdwenen.

Wat hebben we gedaan?

Samen met het Management Team hebben we een viertal kernwaarden benoemd. Daartoe hebben we ingezoomd op praktijksituaties die veel positieve of juist negatieve aandacht kregen: blijkbaar werd er iets essentieels geraakt in die situatie.

De zodoende verkregen kernwaarden zijn door het MT van een beschrijving voorzien. Deze kernwaarden en beschrijving zijn in alle acht de teams aan de hand van ervaringsgerichte oefeningen doorgesproken, eigen gemaakt en van commentaar voorzien. Dat heeft geleid tot een bijstelling van de kernwaarden en een flinke aanpassing van de beschrijvingen. Als laatste stap heeft elk team acties geformuleerd om beter aan de kernwaarden te kunnen bijdragen. In een afsluitende sessie met het voltallige personeel is teruggeblikt op het hele proces en vooral de blik naar de toekomst gelegd door verantwoording af te leggen aan het collectief over de voorgenomen teamacties.

Wat was het resultaat?

Het collectief verlangen van de organisatie is weer volop in ieders denken en handelen gekomen. Er is meer gevoel van ‘bijdragen aan hetzelfde doel’ gekomen. Er is een grote stap gezet in de bereidheid om samen te werken tussen afdelingen. De bereidheid om je in te zetten voor het geheel is groter geworden waardoor ongewenst gedrag eerder benoemd wordt. Daarmee is er weer veel meer energie losgemaakt om te strijden voor de collectieve overtuiging. De onderlinge verbinding heeft weer meer leven en vitaliteit gekregen.

Zelfsturing in een ouderenzorginstelling

Wat was de situatie?

Sinds een jaar is de verantwoordelijkheid voor de zorg lager in de organisatie komen te liggen. Het aantal managers is verminderd, waardoor de span of control van de managers groter werd en de noodzaak tot zelfsturing binnen de teams toenam. Ook is in dezelfde periode de belevingsgerichte zorg omarmd. Alle medewerkers zijn nu verantwoordelijk voor alle taken binnen een woning. Zo helpt de activiteitenbegeleidster ook met (lichte) zorgtaken en doen de verzorgenden bijvoorbeeld ook huishoudelijke taken, liefst samen met de bewoners.

Wat was het probleem?

Het bleek echter dat het vermogen tot zelfreflectie bij de meerderheid van de medewerkers onvoldoende aanwezig was, wat de ontwikkeling naar zelfsturende teams bemoeilijkte.

Wat hebben we gedaan?

Alle medewerkers hebben deelgenomen aan de training: Verander de ander, begin bij jezelf. In deze training werd onder andere gewerkt met de MBTI, kernkwadranten, communicatiestijlen en feedback en een intervisiemethodiek. In de ene afdeling bestonden de trainingsgroepen uit medewerkers van verschillende teams, in de andere afdeling hebben we deze training teamgewijs aangeboden, waardoor er direct ook naar de onderlinge samenwerking gekeken kon worden.

Wat was het resultaat?

Na de training gaven de medewerkers aan meer inzicht in zichzelf gekregen te hebben, maar vooral ook geleerd te hebben hoe hun collega’s op een heel andere manier naar dezelfde situaties keken. De openheid binnen de teams was toegenomen, wat de veiligheid ten goede kwam en het werd hierdoor makkelijker om elkaar feedback te geven. De intervisiemethodiek werd meegenomen als tool om in de toekomst te gebruiken, omdat het hen erg had geholpen niet direct in de oplossingen te schieten, maar eerst goed te onderzoeken wat nu eigenlijk het probleem was.

Wilt u meer informatie of een vrijblijvende afspraak maken?